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07
Sep

4 Faktoren für ein erfolgreiches Intranet mit SharePoint

Die digitale Transformation verändert unsere Arbeitswelt. Künstliche Intelligenz, neue Cloud-Strategien und vernetzte Maschinen (Internet oft Things) revolutionieren heute ganze Unternehmensprozesse. Intelligente Analysen sorgen für mehr Produktivität im Unternehmen. Aber nicht nur reibungsloser Informations- und Datenaustausch sind gefragt. Auch Kommunikationsstrukturen verändern sich und passen sich den neuen technischen Gegebenheiten an. Was Unternehmen heute brauchen ist ein individueller „Digital Workplace“ und ein Social Intranet, das die Kollaboration im Unternehmen vorantreibt.

Zusammenarbeit 4.0 entscheidet heute ebenso über Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, wie die Vernetzung von Maschinen. Die Weitergabe und das Management von Wissen ist dabei ein wesentlicher Bestandteil. Damit dies reibungslos funktioniert ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Unternehmen ohne Hemmungen und mit viel Freude die neue Technik annehmen. Erst dann wird das Intranet erfolgreich genutzt, Zusammenarbeit gefördert und Wissen generationsübergreifend geteilt. Schafft das Management, diese Hürde zu nehmen und eine Unternehmenskommunikation „bottom up“ zu etablieren, steht der neuen Zusammenarbeit 4.0 nichts mehr im Wege.

 

Die 4 Faktoren für erfolgreiches Intranet mit SharePoint

Organisation, Kommunikation, Qualifikation und Motivation – unter Berücksichtigung dieser 4 Faktoren können Unternehmen ihren „Digital Workplace“ erfolgreich etablieren und von einem lebendigen Social Intranet auf Basis von SharePoint profitieren.

 

  1. Organisation: Schaffen Sie Strukturen zur Akzeptanz des Intranets

Erst der Mensch, dann die Technik! Möchten Unternehmen heute ein Intranet erfolgreich einführen, sollten sie den Menschen in den Mittelpunkt stellen und nicht die Technik. SharePoint kann viel und Office 365 trumpft mit ständig neuen Features und Updates. Die zahlreichen Möglichkeiten können Nutzer jedoch schnell überfordern. Deshalb konzentrieren wir uns bei der Einführung von Intranets auf die Informationsansprüche der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Alles was an technischen Neuerungen dafür notwendig ist, spielt sich im Hintergrund ab. Ein Intranet ist nur dann erfolgreich, wenn die User den Mehrwert erkennen, tägliche Arbeitsprozesse vereinfacht wiederfinden und Zugriff auf alle nötigen Informationen erhalten.

  1. Kommunikation: Vermarkten Sie das Intranet als Instrument für neue Arbeitsweisen

Der Wandel von stringent durchgeplanten Projekteinheiten, hin zu einer offenen Kommunikationsstruktur ist schwierig. Deshalb sollten Führungskräfte anfangs die Kommunikation über das Intranet vorantreiben und mit gutem Beispiel vorangehen. Die Vorteile der schnellen Informationssuche, Dokument-Sharing und Streaming im SharePoint, kombiniert mit bekannten Kommunikationsstrukturen über E-Mail und Skype for Business erleichtern den Einstieg. Auch der Zugang via App über mobile Endgeräte erlaubt eine Kommunikation und Zusammenarbeit von überall ohne Medienbrüche.

 

  1. Qualifikation: Vermitteln Sie Fähigkeiten für den effektiven Umgang mit ihrem Intranet

Sind die ersten „Gehversuche“ geglückt – Strukturen und neue Kommunikationswege angenommen – gilt es jetzt, die Kommunikation „top down“ in ein Zusammenarbeiten „bottom up“ zu verwandeln. Kommentarfunktionen, Wikis, interne Webinare und Onboardingprozesse, all das hilft, um den Informationsaustausch der Mitarbeiter untereinander anzukurbeln und wertvolles Wissen zu teilen.

  1. Motivation: Sorgen Sie für eine nachhaltige Nutzung des Intranets

Ein cooles Design, gewinnbringende Features und vor allem eine einfache Usability sorgen dafür, dass das Intranet gerne genutzt wird. Stellen Sie Foren für eine gegenseitige Hilfestellung bereit und regen Sie Kommentare an, denn auch Interaktion und Feedback motivieren.

 

Fazit:

Nicht nur die Technologie macht SharePoint und Office 365 zu einem innovativen und allumfassenden „Digital Workplace“. Wichtig vor allem ist die Herangehensweise und das richtige Change Management. Es bietet den Boden für die strategische Kompetenz. Dabei werden alle technischen Features, relevante Daten und Informationen gebündelt und um die Integration der täglichen Businessprozesse erweitert. Mit SharePoint und Office 365 bekommen Unternehmen nicht nur ein vollwertiges Social Intranet, sondern einen komplexen Digital Workplace. Innovative Enterprise-Apps machen Zusammenarbeit mobil. Mit SharePoint lassen sich Businessprozesse effizient vereinfachen. Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung, Projektmanagement und Wissensmanagement werden bequem organisiert und über das Intranet verknüpft. Doch erst, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Mehrwert Ihres „Digital Workplaces“ erkennen und Spaß an der Zusammenarbeit haben, wird Wissen geteilt und die Produktivität gesteigert.

Haben Sie noch Fragen? Gemeinsam mit der  aXon GmbH veranstalte ich am 27.09. bei Microsoft in Bad Homburg den kostenlosen Workshop „Wie sieht Ihr „Digital Workplace“ der Zukunft aus?“
Infos und Anmeldung hier!

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