E-Mail: mail[at]nadinesoyez.de

13
Sep

10 Tipps für effiziente Online-Meetings

Heute schreibe über ein vermeintliches einfaches Thema. Ich stelle jedoch in vielen Unternehmen fest, dass das Thema „Online-Meetings“ oder remote Meetings die Beteiligten vor einige Hürden stellt.

Online-Meetings sind aus unserer Arbeit nicht mehr wegzudenken. Denn nur noch selten kommt es vor, dass alle Beteiligten eines Meetings – seien es Mitarbeiter oder Kunden – physisch alle an einem Ort anwesend sind.

Was mir immer wieder begegnet ist, dass zum einen der Umgang mit der Technik große Angst bereitet. Zum anderen gibt es viele Ablenkungen und es wird bemängelt, dass Online-Meetings daher ineffizient ablaufen. Insgesamt werden Online-Meetings hinsichtlich des Ergebnisses schlechter bewertet als Präsenzmeetings. Darum zielen viele Führungskräfte noch darauf ab, dass möglichst alle physisch immer anwesend sein, da sie wohl selbst nie gute Online-Meetings erfahren haben.

Online-Meetings können genauso effizient sein wir vor Ort Meetings, wenn man die folgenden Tipps umsetzt. Finden Sie also heraus, was bei Ihnen verbessert werden kann und probieren Sie dies aus.

 

1) Legen Sie m Vorfeld Rollen fest

Benennen Sie jemanden als Organisator. Diese Person verschickt die (E-Mail)-einladungen mit den die Sitzungsinformationen und gegebenenfalls die für das Meeting notwendige Materialien hat, die für die Teilnahme und den Beitrag benötigt werden. Der Organisator ist auch Ansprechpartner bei technischen Problemen vor und während des Meetings. Eine weitere Rolle sollte der Moderator sein, der von Anfang an bekannt ist. Er ist verantwortlich, das Online-Meeting anhand der Agendapunkte zu leiten. Außerdem vergibt er „technische“ Rechte wie Bildschirmfreigabe.

 

2) Reduzieren Sie die Anzahl der Präsentationen auf ein Minimum

Die Aufmerksamkeitsspanne bei einseitiger Kommunikation wie Präsentationen ist online geringer als in Präsenzmeetings. Planen Sie maximal 10 Minuten Präsentation ein. Oder kombinieren Sie Präsentation und interaktive Anteile und wechseln Sie diese ab.

 

3) Loggen Sie sich als Teilnehmer rechtzeitig ein und testen Sie Ihre Ausrüstung

Wenn wir uns in einem zusammengestellten Raum treffen, können Sie in letzter Minute hineinschlüpfen, sich hinsetzen und trotzdem voll anwesend sein. Aber in einem Online-Meeting, wenn Sie in letzter Minute einsteigen, besteht die Möglichkeit, dass Ihr Mikrofon nicht funktioniert oder Sie müssen Ihren Computer neu starten oder eine Einstellung ist ausgeschaltet oder die Internetverbindung ist schlecht. Kommen Sie zu einem Online-Meeting etwas früher und testen Sie Ihre Ausrüstung.

 

4) Überprüfen Sie Störgeräusche

Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über einen ruhigen Platz. Denn Hintergrundgeräusche können ein Meeting wirklich zum Abbruch bringen, da eine Kommunikation stattfinden kann – diese habe ich selbst schon so oft erlebt. Manchmal ist es nicht möglich Hintergrundgeräusche vollständig auszublenden, zum Beispiel wenn man selbst unterwegs ist. Dann sollte man die Stummschaltfunktion kennen und auch einsetzen – dies vergessen viele.

5) Verfügen Sie über ein Back-up Tool

Irgendwas wird mit der Technik immer schief gehen und das aus den seltsamsten Gründen. Wenn also ein Tool ausfällt, haben Sie ein anderes Tool als Plan B, das Sie schnell verwenden können.

 

6) Etablieren von Kommunikationsregeln

In Online-Meetings kann es schwierig sein zu wissen, wann jemand sprechen möchte. Dann geschieht es oft, dass ohne böse Absicht durcheinandergeredet wird oder einer dem anderen ins Wort fällt. So könnte man zum Beispiel vereinbart werden, dass derjenige, der sprechen will, die Hand hebt. Bei der Verwendung von Video ist dies leicht. Bei ausgeschaltetem Video bieten die meisten Tools hierfür eine technische Lösung. Listen Sie alle Probleme auf, die die Kommunikation in Online-Meetings betreffen und etablieren Sie bestimmte Regeln.

 

7) Verwenden Sie einen Rückkanal

Während eines Meetings sollte es eine Möglichkeit geben, auf einen Rückkanal zugreifen zu können. Die meisten Tools bieten einen Chat, der aus den folgenden Gründen sehr nützlich sein kann:

Zum einen besteht eine Möglichkeit, zu kommunizieren, ohne das Gespräch zu unterbrechen. Zum anderen bietet der Chat einen Ort um Themen festzuhalten, die von den Teilnehmern zusätzlich zu den Tagesordnungspunkten angesprochen werden sollen. Des Weiteren können Kommentare und schnell zusätzliche Informationen gegeben werden.

 

8) Setzen Sie Video ein

Die Verwendung von Video stellt die größte Hürde dar. Viele haben Scheu davor, die Webcam einzuschalten. Die Erfahrung aber zeigt, dass die Verwendung von Video motiviert und aktiviert die Teilnehmer Es wird eine persönlichere und verbindlichere Atmosphäre geschaffen, man lässt sich schwerer ablenken und ist konzentrierter im Meeting dabei. Es entsteht das Gefühl, man sitzt in einem Raum. Des Weiteren unterstützen Gestik und Mimik die Kommunikation, was für das Verständnis nicht unterschätzt werden darf. Ich empfehle Tools, mit denen Sie die Webcams von anderen sehen können, auch während Sie Ihren Bildschirm teilen.

 

9) Bringen Sie alle zum Reden

Bringen Sie von Anfang an alle zum Reden. Es zeigt sich, wer mal im Meeting gesprochen hat, wird auch aktiver dabei sein, sich mehr trauen wird sich zu äußern oder Probleme anzusprechen. Dies kann durchaus Small-Talk zu Beginn sein. Oder stellen Sie eine Introfrage, die schnell von jedem beantwortet werden kann.

 

10) Mitarbeiter coachen

Mitarbeiter sollten bei Bedarf ein Coaching oder einen Ansprechpartner haben, wie Online-Meetings abgehalten werden. Dies nimmt die Angst vor solchen Meetings und gibt Sicherheit mit der Technik zu geben.

 

Fazit

Wenn Sie diese Tipps in Ihren Online-Meetings umsetzen, werden diese sehr effizient ablaufen und können Präsenzmeetings zu einem großen Teil ersetzen.

Leave a Reply

13 − 9 =

You are donating to : Greennature Foundation

How much would you like to donate?
$10 $20 $30
Would you like to make regular donations? I would like to make donation(s)
How many times would you like this to recur? (including this payment) *
Name *
Last Name *
Email *
Phone
Address
Additional Note
paypalstripe
Loading...

YouTube aktivieren?

Auf dieser Seite gibt es mind. ein YouTube Video. Cookies für diese Website wurden abgelehnt. Dadurch können keine YouTube Videos mehr angezeigt werden, weil YouTube ohne Cookies und Tracking Mechanismen nicht funktioniert. Willst du YouTube dennoch freischalten?