Tipps und Checkliste zur Aufbau einer sinnvollen Wissensstruktur im Intranet

Wenn ein Intranet aufgebaut wird, ist es das Ziel, Wissen schnell und gezielt bereitzustellen, immer dann, wenn es benötigt wird. Damit dies gelingt, ist es unter anderem eine wichtige Aufgabe für Dokumente, die richtigen Metadaten zu vergeben – es sollte also eine sinnvolle Wissens- und Datenstruktur vorhanden sein, damit die Suche beziehungsweise Filterung funktioniert. Meistens ist eine Moderation zwischen den Anforderungen aus der Fachabteilung und der Umsetzung in der IT erforderlich. Die Investition lohnt sich.

Wie geht man nun am besten heran, die richtigen Metadaten zu vergeben? Welche Systematik ist die beste?

Auch hier hat es sich in meiner Praxis bewährt, prozessorientiert zu denken und vorzugehen.
Im Folgenden gebe ich eine kurze Checkliste zum Aufbau einer sinnvollen Wissensstruktur:

1. Auswahl eines Pilotbereichs

Es hat sich bewährt, einen Pilotbereich auszusuchen und die Struktur für einen überschaubaren Unternehmensbereich aufzubauen und zu testen. Sie können etwa in einem Produktionsbereich anfangen.

2. Workshop mit Mitarbeitern aus dem Pilotbereich initiieren

Die Mitarbeiter kennen das Alltagsgeschäft und welches Wissen für einzelne Tätigkeiten benötigt wird am besten. Auch für die Akzeptanz für die spätere Nutzung sollten die Mitarbeiter so früh wie möglich eingebunden werden. Ich empfehle die Wissensstruktur in einem Workshop mit den betroffenen Mitarbeitern oder einer repräsentativen Auswahl zu erarbeiten.

3. Prozesse visualisieren

Die Basis für alle weiteren Überlegungen sind die Geschäftsprozesse. Die Visualisierung der Prozesse und Abläufe im Pilotbereich schafft Klarheit über die Abläufe. Dies ist für ein gemeinsames Verständnis wichtig – auch wenn die Prozesse bereits dokumentiert sind. Die Prozesse können für diesen Zweck in einer Mindmap übersichtlich dargestellt werden. Dies hat den Vorteil, dass daraus leicht eine Wissenslandkarte abgeleitet werden kann.

4. Wissensdomänen beschreiben

In einem nächsten Schritt wird den einzelnen Prozessschritten das hierfür benötigte und relevante Wissen zugeordnet. Kernfrage lautet: Welches Wissen und Informationen benötigen wir, um die Tätigkeiten in den einzelnen Prozessschritten ausführen zu können? Auch das Wissen in Prozessschnittstellen wird so deutlich – hier wird eine gute Grundlage für Maßnahmen für eine verbesserte Zusammenarbeit geschaffen.

Für die einzelnen Wissensdomänen sollten verständliche Begriffe gemeinsam verabschiedet werden, woraus später die Metadaten abgeleitet werden. Hier macht es sich bezahlt, dass der Workshop mit den Mitarbeitern aus dem Fachbereich stattfindet. Denn es ist wichtig, dass die „Sprache“ des Fachbereichs abgebildet wird, damit die Metadaten später für alle verständlich sind und die richtigen Dokumente mit den gegenwärtigen Suchbegriffen gefunden wird. Für mehrere geläufige Bezeichnungen für ein und denselben Begriff können Aliase vergeben werden.

5. Erstellen der Metadatenstruktur und Übertragen ins System für Test

Aus der Wissenslandkarte und den Begriffen wird nun die Struktur für die Metadaten abgeleitet. Die übergeordnete Struktur stellen die Prozesse aus der Wissenslandkarte dar, darunter werden die Wissensdomänen zugeordnet. Es können die wichtigsten Dokumente, die in den Tätigkeiten häufig gebraucht werden, exemplarisch verschlagwortet werden: Prozess, Wissensdomäne(n), Zusatzinformationen wie Jahr, Anlagenteil etc. So entsteht eine prozessorientierte Wissensstruktur. Anschließend wird die Methodenstruktur ins System übertragen und getestet werden. Je nach eingesetztem System müssen die Besonderheiten beachtet werden. Anschließend geht die Wissensstruktur im Pilotbereich in die Testphase.

Fazit

Diese Vorgehensweise hat sich in meiner Praxis sehr bewährt, um das Ziel zu erreichen, Wissen in Prozessen bereitzustellen.