7 Tipps und Bausteine für das Gelingen von agilem vernetzten Arbeiten
In vielen Unternehmen ist es zurzeit Trend, agile Arbeitsweisen einzuführen. Das Ziel dabei ist es, die Zusammenarbeit so zu gestalten, dass ein Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern automatisch geschieht, mehr Innovation entstehen und auf Markt- und Kundenbedürfnisse schnell und besser reagieren zu können.
Das Einführen von agilen Methoden ist generell sehr gut. Nur habe ich festgestellt, dass dies meistens eine kurzfristige Lösung ist. Unternehmen verfallen schnell wieder in alte Verhaltensmuster. Es reicht nicht, nur in einem Projekt oder Team nach agilen Methoden wie Scrum, Kanban oder Design-Thinking zu arbeiten, aber im restlichen Unternehmen alles beim Alten zu belassen. Es geht nicht um Methoden, sondern das Umdenken und Schaffen eines „Frameworks“ für agil handelnde Unternehmen. Außerdem lassen sich die bekannten agilen Methoden nicht auf Organisationsstrukturen oder auf alle Bereiche im Unternehmen übertragen. Wie kann man Organisationen zukunftsfähig gestalten?
Ich studiere seit 15 Jahren die Prinzipien sozialer Netzwerken. Dabei stellte ich mir immer die Frage, wie diese Prinzipien und die Vorteile von Netzwerken auf Unternehmen übertragen werden können, um dadurch adaptive und anpassbare Strukturen zu schaffen.
Dies ist nicht nur Theorie: ich habe mehrere Jahre in einem virtuellen Unternehmen gearbeitet und mit aufgebaut – ein Zusammenschluss mehrerer selbstständiger Einheiten, die je nach Erfordernissen in Projekten zusammenarbeiteten und Ressourcen. Wir haben in diesem Zusammenschluss die Mechanismen von Netzwerken etabliert und sowohl die Vorteile erfahren als auch viele Hindernisse aus dem Weg geräumt.
Im Folgenden beschreibe ich die wichtigsten Bausteine, die man beachten sollte, damit eine agil handelnde vernetzte Organisation gelingt.
Baustein 1:
Selbstorganisation – regeln ohne Regeln
Selbstorganisation ist definiert als ein Prozess, in dem sich spontan für Problemlösungen Teams finden. Und das Erstaunliche ist: Selbstorganisation ist nach der Systemtheorie eigentlich die Regel. Auch in der Natur.
Es ist komisch, dass Selbstorganisation immer als Best Practice angesehen ist. Aber wenn man genau in die Unternehmen schaut, geschehen überall selbstorganisierte Prozesse: spontane Diskussionen in der Mittagspause oder Verabredungen, um Probleme zu besprechen.
In selbstorganisierten Organisationen herrscht das Ideal: Mitarbeiter werden durch das Management befähigt, ihr Wissen und ihre Potenziale selbst einzubringen. Manager finden eine Balance zwischen Delegation und Regeln, zwischen Kontrolle und Dinge geschehen lassen.
Stellen Sie sich eine Liste mit Entscheidungen vor, die ihr Team alleine treffen darf. Und dann stellen Sie sich eine Liste der Entscheidungen vor, die ausschließlich Sie treffen. Welche Liste ist größer?
Baustein 2:
Entscheidungsbefugnis – oder „Empowerment“ von Teams und Mitarbeitern
Damit Teams selbstorganisiert handeln können, müssen sie auch selbstständig Entscheidungen treffen dürfen und können.
Es heißt „Wissen ist Macht“. Das stimmt, aber nicht in dem Sinne, dass die Mitarbeiter ihr Wissen horten, sondern dass das kritische Wissen bei den Facharbeitern und operativ tägigen Mitarbeitern liegt. Eine Entscheidung kann nur so gut sein, wie die Qualität der vorliegenden Informationen, auf denen die Entscheidung basiert. Das Delegieren von Kontrolle und Entscheidungsbefugnis ist also ein kluges Vorgehen: und zwar dorthin, wo jemand ist, der die hierfür relevanten Informationen in einem überschaubaren Rahmen hat und den Sachverhalt richtig deuten kann.
Das Management sollte die Mitarbeiter befähigen, Ihr Wissen einzusetzen und zu nutzen. Führungskräfte stellen sicher, dass alle für die Tätigkeit notwendigen Informationen schnell abrufbar und transparent sind.
Damit dies gelingen kann, wird Kollaboration eine Grundeinstellung im Team. Die Mitarbeiter müssen das Gefühl der Wertschätzung haben. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Vertrauen, dass diese die Entscheidungen alleine treffen können. Ein Zitat von Richard Branson drückt dies sehr gut aus: „Kunden stehen nicht an erster Stelle. Die Mitarbeiter stehen an erster Stelle. Behandle deine Mitarbeiter gut und sie werden deine Kunden gut behandeln.“
Auch wissenschaftlich betrachtet macht es aus der Komplexitätstheorie heraus Sinn, Entscheidungen nicht alleine, sondern in der Gruppe oder im Team zu treffen. Denn keiner – auch nicht das Management – kann den vollständigen Überblick über alle Sachverhalte und haben kann. Das ist der Grund, warum immer nur das gesamte Team zusammen gute Entscheidungen treffen kann: Man muss die Vorstellungen, die unterschiedlichen Perspektiven und Ideen der einzelnen Personen zusammenbringen, um alle Aspekte berücksichtigen zu können.
Eine Entscheidung kann nur so gut sein, wie die Qualität der vorliegenden Informationen, auf denen die Entscheidung basiert. Das Delegieren von Kontrolle und Entscheidungsbefugnis ist also ein kluges Vorgehen: und zwar dorthin, wo jemand ist, der die hierfür relevanten Informationen in einem überschaubaren Rahmen hat und den Sachverhalt richtig deuten kann.
Das funktioniert nicht von heute auf morgen.
Es hängt von dem Autoritätslevel ab: von Level 1 „Anweisen“ (Sie fällen Entscheidungen und kommunizieren diese) bis zu Level 7 „Komplett Delegieren“ (Sie überlassen Entscheidungen komplett dem Team.) Dazwischen liegen wichtige Abstufungen. Es ist wichtig, den richtigen Startpunkt zu finden. Das Level (der Reifegrad) Ihrer Organisation lässt sich anhand von speziellen Fragen gezielt und einfach ermitteln.
Baustein 3:
Flexible Rollen für Mitarbeiter schaffen
Die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter sollten nicht an Stellenbeschreibungen festgemacht werden. Mitarbeiter können je nach ihren Potenzialen und Qualifikationen unterschiedliche Rollen im Unternehmen einnehmen und in den verschiedensten Projekten mitarbeiten – also gerade dort, wo ihr spezielles Know-How benötigt wird. „Engstirnige Spezialisierungen in Jobtiteln und arbeiten im Silo passt nicht mehr in unsere heutige Arbeitswelt.“
Baustein 4:
Minimierung des Koordinierungsaufwands durch passende Teamstruktur
Es gibt generell zwei Grundprinzipien für Gruppen- oder Teamstrukturen:
- a) funktional mit ähnlichen Aufgaben oder
- b) cross-funktional mit einem ähnlichen Business/Projekt.
Entscheidend ist, wer mit wem wie oft kommunizieren muss.
Personen mit unterschiedlichem Spezialwissen müssen aufgrund der Schnittstellen in den Prozessen und Projekten mehr kommunizieren, sich koordinieren und sich abstimmen als Personen mit demselben Spezialwissen, die in anderen Prozessen oder Projekten arbeiten. Also macht es mehr Sinn operativ tägige Gruppen oder Projektteams cross-funktional aufzubauen.
Die Entwicklung dahin ist wiederum vom heutigen Level und Reifegrad des Unternehmens abhängig. Haben Sie heute funktionale durch das Management gesteuerte Teams wird es nicht gelingen, morgen den Idealtyp eines Teams aufzubauen. Hier gibt es bestimmte Entwicklungsstufen, die eingehalten werden sollten. Auch ist es abhängig vom Unternehmensbereich, nach welchem Prinzip Sie die Teams aufbauen.
Baustein 5:
Kommunikation folgt Strukturen – Aufbau anpassungsfähiger Organisationsstrukturen
Damit die Bausteine 1-5 funktionieren können, bedarf es der richtigen Organisationsstruktur. Dabei gilt das Prinzip, Kommunikation folgt Struktur. So wird gewährleistet, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person in der richtigen Qualität gelangt– also ein reibungsloser Informationsfluss. Netzwerke sorgen für Beziehungen und Kommunikation untereinander.
Ein System aus mehreren kleinen selbstorganisierten und vernetzten Subsystemen ist anpassungsfähiger als ein System bestehend aus einer großen Gruppe. Aus der Komplexitätstheorie heraus ist für ein wachsendes Unternehmen daher besser nicht an „größer“, sondern an „mehr“ zu denken.
Baustein 6:
Hierarchien umdefinieren oder die neue Rolle des Managements
Es kommt dann gleich die Frage auf: Brauchen wir noch Hierarchien? Die bessere Frage ist vielmehr, wie kann ein Unternehmen auch beim Wachsen anpassungsfähig bleiben und sind Hierarchien für das Gewährleisten der Anpassungsfähigkeit notwendig?
Das Netzwerk hat die Aufgabe, für den optimalen Informationsfluss zu sorgen und eine gute Kommunikation zu schaffen. Informationen fließen eher durch ein Netzwerk als durch Hierarchien.
Dabei haben Hierarchien nicht mehr die Aufgabe, Regeln festzulegen, sondern sind für die langfristigen Entscheidungen über die Unternehmensausrichtung und den Kurs verantwortlich. Manager sorgen für die passenden Rahmenbedingungen für selbstorganisiertes vernetztes Arbeiten, für Technik und Tools und schaffen die richtigen Teamstrukturen.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten fast alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihrem Team delegieren. Macht Ihnen dies Angst? Oder freuen Sie sich, dass Sie mehr Zeit für spannendere Tätigkeiten hätten?
Warum machen Sie es noch nicht? Wo sehen Sie Hindernisse zur Umsetzung?
Baustein 7:
Ohne die passenden Tools zur Kollaboration geht es nicht
Ich habe schon erlebt, dass Unternehmen agiles Arbeiten umgesetzt haben, aber es dennoch Hindernisse gibt, da es an einem passenden technischen Tool zur Kommunikation mangelt. In dieser Situation suchen sich dann einzelne Mitarbeiter selbst Einzellösungen. Deswegen ist es als letzter Baustein wichtig, an geeignete Unternehmenslösungen zur Teamkollaboration zu denken.
Fazit
Wir gehen den Weg der Evolution statt der Revolution.
Das Ändern des Unternehmens von heute auf morgen ist schwer möglich. Das ist zu viel Veränderung auf einmal. Starten Sie dort, wo Sie aktuell stehen. Und das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
Deshalb ist es wichtig, mit den richtigen Fragen Ihren Ausgangspunkt zu klären und dann mit den darauf passenden Aktivitäten Schritt-für-Schritt eine vernetzte Organisation aufzubauen. Sie müssen eine Balance zwischen kleinen und größeren Anpassungen Ihrer Organisation finden.
Die 7 Bausteine haben wir in unserem virtuellen Netzwerkunternehmen damals erfahren und ständig weiterentwickelt. Wir haben gesehen, was funktioniert und was nicht und haben die Hindernisse aus dem Weg geräumt. Dieses Wissen möchte ich Ihnen gerne weitergeben.